Settore: Costruzioni
Ambito: Edilizia pubblica e infrastrutture
Aree coinvolte: AFC
L’azienda, attiva nel settore delle costruzioni e specializzata in edilizia pubblica e infrastrutture, gestisce numerosi cantieri e commesse distribuite sul territorio.
La gestione della documentazione di cantiere avveniva ancora in modo cartaceo, con flussi poco strutturati e una comunicazione frammentata tra i diversi reparti.
Questa modalità operativa comportava ritardi, scarsa tracciabilità e un’eccessiva autonomia dei singoli collaboratori nella gestione dei documenti, rendendo complesso mantenere il controllo centralizzato delle informazioni aziendali.
La gestione cartacea dei processi e della documentazione generava diversi problemi operativi:
- rallentamenti nel flusso delle informazioni tra reparti e cantieri;
- assenza di un processo strutturato che guidasse le attività quotidiane;
- ridotta tracciabilità dei documenti e difficoltà nel verificare lo stato delle pratiche;
- rischio di errori e duplicazioni dovuti alla mancanza di procedure condivise.
Queste criticità influivano sulla tempestività delle decisioni e sulla capacità di coordinamento tra le aree AFC e Approvvigionamento.
L’azienda si è posta l’obiettivo di rendere più efficiente e controllata la gestione della documentazione di cantiere, migliorando la collaborazione tra gli uffici coinvolti.
In particolare, gli obiettivi principali erano:
- aumentare il controllo sulle informazioni aziendali e sui flussi documentali;
- introdurre una schedulazione più strutturata dei processi legati alla gestione dei cantieri;
- favorire una maggiore condivisione e tracciabilità dei documenti tra i reparti.
Soluzione proposta da Simplum
Simplum ha accompagnato l’azienda in un percorso di digitalizzazione della gestione documentale legata ai cantieri, realizzando una soluzione su misura per le aree AFC e Approvvigionamento.
Il progetto ha previsto:
- la creazione del faldone digitale dei bandi di gara, con accesso centralizzato e aggiornamenti in tempo reale;
- la gestione dell’intero processo di approvazione delle gare tramite workflow strutturati, con tracciamento automatico delle attività;
- l’efficientamento della gestione dei contenuti aziendali, garantendo ordine, coerenza e reperibilità immediata delle informazioni.
Risultati ottenuti
Grazie alla soluzione Simplum, l’azienda ha ottenuto un miglior controllo dei flussi informativi e una gestione più efficiente della documentazione di cantiere.
I principali risultati raggiunti:
- riduzione dei ritardi e delle inefficienze nei processi interni;
- processi più strutturati e tracciabili, con responsabilità chiare per ciascun reparto;
- maggiore visibilità e collaborazione tra le aree aziendali coinvolte.
La digitalizzazione dei flussi documentali ha migliorato la qualità del lavoro quotidiano e reso più fluida la gestione dei progetti, garantendo maggiore trasparenza e controllo operativo.
