Settore: Produzione
Aree applicative: Logistica, AFC
L’azienda, realtà manifatturiera della provincia di Treviso, opera nel settore produzione con una forte vocazione all’export verso i Paesi europei.
Organizzata per gestire alti volumi produttivi e un flusso logistico quotidiano intenso, tratta regolarmente spedizioni nazionali e internazionali con relativa documentazione doganale e fiscale.
Negli ultimi anni l’azienda ha avviato un percorso di digitalizzazione dei processi per migliorare la tracciabilità, la sicurezza e l’efficienza delle attività logistiche e amministrative.
Il sistema di gestione dei documenti di trasporto era ancora basato su supporti cartacei, con un impatto diretto sulla velocità e sulla precisione delle operazioni in uscita.
Le principali difficoltà riscontrate erano:
- rallentamenti nelle fasi di spedizione dovuti alla gestione manuale dei DDT e della documentazione correlata;
- complessità nel controllo del rientro dei documenti firmati all’estero, fondamentali per applicare correttamente il regime di esenzione IVA;
- rischi fiscali e operativi legati alla perdita o alla tardiva ricezione dei documenti firmati;
- un carico amministrativo elevato per il monitoraggio e l’archiviazione dei documenti.
L’azienda si è posta l’obiettivo di dematerializzare il processo logistico e di ridurre al minimo le attività manuali legate alla gestione dei documenti di trasporto.
Gli obiettivi principali erano:
- digitalizzare i documenti di trasporto al momento del carico;
- introdurre un sistema di firma digitale immediata, semplice e conforme;
- automatizzare il recupero e l’archiviazione dei documenti esteri firmati, garantendo tracciabilità completa e correttezza fiscale.
Soluzione proposta da Simplum
Simplum ha sviluppato un flusso digitale integrato per la gestione dei documenti logistici, collegato direttamente al sistema documentale aziendale.
La soluzione ha previsto:
- l’implementazione di un processo digitale per la generazione e gestione dei documenti in uscita;
- l’utilizzo di tavolette con firma grafometrica per acquisire la firma digitale direttamente in fase di carico;
- la creazione di un workflow automatizzato per il recupero, la verifica e l’archiviazione dei documenti esteri firmati;
- l’integrazione con il sistema di conservazione sostitutiva già in uso, assicurando validità legale e tracciabilità.
Risultati ottenuti
Con la soluzione proposta da Simplum, l’azienda ha raggiunto una dematerializzazione completa dei documenti logistici, migliorando in modo significativo l’efficienza operativa e la conformità fiscale.
I principali risultati:
- firma digitale immediata in fase di carico, senza rallentare le operazioni;
- rientro automatizzato dei documenti esteri firmati;
- corretta gestione dell’esenzione IVA e riduzione dei rischi fiscali;
- maggior efficienza e controllo per le aree Logistica e AFC.
La digitalizzazione del processo logistico ha reso il flusso documentale più veloce, sicuro e conforme alle normative, migliorando la produttività complessiva e riducendo gli errori amministrativi.
