Nel settore dei trasporti, la gestione documentale è strettamente legata all’operatività quotidiana: consegne, moduli e comunicazioni viaggiano insieme alle persone.
Quando questi flussi restano manuali, diventa difficile garantire ordine, velocità e affidabilità dei dati.
L’azienda gestiva ogni giorno un elevato volume di documenti generati dagli autisti:
- moduli compilati manualmente
- documentazione legata alle consegne
- comunicazioni inviate tramite canali diversi
Le informazioni arrivavano in modo non strutturato, creando un flusso continuo difficile da gestire per gli uffici.
Il modello esistente comportava:
- attività manuali di lettura, interpretazione e inserimento dati
- rallentamenti nei processi amministrativi
- rischio di errori e perdita di informazioni
- difficoltà nel gestire flussi distribuiti tra più operatori
L’obiettivo era:
- semplificare la raccolta documentale sul campo
- automatizzare l’estrazione dei dati
- velocizzare l’inserimento nel gestionale
- migliorare la tempestività e qualità delle informazioni
Soluzione proposta da Simplum
È stata introdotta una soluzione basata su un Bot intelligente, integrato con i sistemi aziendali.
La soluzione ha previsto:
- invio dei documenti da parte degli autisti tramite WhatsApp o Telegram
- utilizzo di OCR e AI per l’estrazione automatica dei dati
- sincronizzazione diretta con la piattaforma aziendale
- supporto a comunicazioni multilingua
Il processo consente di acquisire i dati direttamente da una semplice immagine, senza attività manuali aggiuntive.
Risultati ottenuti
L’introduzione del sistema ha migliorato significativamente la gestione operativa:
- dati disponibili in modo chiaro, completo e in tempo reale
- riduzione delle attività manuali di inserimento
- maggiore velocità nei flussi amministrativi
- aumento dell’efficienza complessiva
Evoluzione del processo documentale
La gestione dei documenti è passata da flusso manuale e disordinato
a processo digitale, automatizzato e integrato.
Questo ha reso possibile:
- semplificare il lavoro degli autisti e degli uffici
- migliorare la qualità dei dati raccolti
- gestire in modo più efficiente tutte le attività a supporto delle consegne
