Gestire le non conformità in modo efficace è fondamentale per garantire qualità, continuità operativa e coordinamento tra le diverse funzioni aziendali.
Quando le segnalazioni arrivano da più canali e non seguono un flusso strutturato, diventa difficile mantenere controllo, tracciabilità e tempi di risposta.
L’azienda riceveva segnalazioni di difetti da diversi punti dell’organizzazione:
- venditori
- servizio clienti
- rivenditori
- sedi estere
Il controllo qualità era attivo, ma mancava un sistema unico per:
- centralizzare le segnalazioni
- gestire il coinvolgimento dei fornitori
- tracciare azioni correttive e resi
L’esigenza era strutturare un processo unico e condiviso per la gestione delle non conformità, con l’obiettivo di:
- centralizzare la gestione delle segnalazioni
- migliorare il coordinamento tra reparti
- coinvolgere in modo strutturato i fornitori
- tracciare in modo completo azioni, decisioni e resi
- estendere il processo anche alle sedi estere
Soluzione proposta da Simplum
È stato introdotto un sistema digitale centralizzato per la gestione delle non conformità, integrato nei processi aziendali.
La soluzione ha previsto:
- apertura, analisi e gestione delle non conformità in un unico flusso strutturato
- collaborazione tra venditori, customer service e qualità su un ambiente condiviso
- utilizzo di un portale fornitori per la gestione diretta dei ticket
- tracciamento completo dei reclami dei rivenditori, dalla segnalazione alla gestione del reso
- estensione del processo anche alle sedi estere
Risultati ottenuti
L’introduzione del nuovo sistema ha migliorato in modo significativo la gestione operativa:
- riduzione dei passaggi manuali
- maggiore controllo sul prodotto e sui difetti
- gestione più efficace di qualità, reclami e fornitori
- miglioramento della tracciabilità lungo tutto il processo
Evoluzione del processo qualità
La gestione delle non conformità è passata da attività distribuita e non strutturata
a processo centralizzato, tracciato e condiviso.
Questo ha reso possibile:
- avere una visione completa delle problematiche
- intervenire in modo più rapido e coordinato
- migliorare il controllo complessivo della qualità
