Settore: Produzione
Aree applicative: Risorse Umane
L’azienda, realtà manifatturiera della provincia di Treviso, è caratterizzata da una crescita costante e da un organico in continua espansione.
La gestione dei fascicoli del personale avveniva in modo distribuito e poco strutturato, con documentazione suddivisa tra archivi fisici, cartelle di rete e diversi gestionali.
Questa frammentazione generava dispersione di informazioni, difficoltà di controllo e rallentamenti nelle attività quotidiane dell’ufficio Risorse Umane.
La mancanza di un sistema unico di gestione documentale per il personale comportava diverse difficoltà operative:
- assenza di un archivio centralizzato per contratti, documenti identificativi e certificazioni;
- rallentamento del lavoro dell’ufficio HR, che doveva ricercare le informazioni in più sistemi;
- rischio di smarrimento di documenti sensibili e difficoltà di controllo in caso di verifiche amministrative o ispettive.
Il modello di gestione esistente non era più sostenibile rispetto al ritmo di crescita aziendale e alla necessità di garantire sicurezza e conformità normativa.
L’obiettivo principale era digitalizzare completamente il fascicolo del personale, semplificando la gestione documentale e migliorando l’efficienza dell’ufficio HR.
In particolare, l’azienda mirava a:
- raccogliere in un unico fascicolo digitale tutta la documentazione di ciascun dipendente (esclusi ferie e permessi);
- garantire tracciabilità, sicurezza e accesso immediato ai documenti;
- ridurre l’utilizzo della carta e procedere alla dematerializzazione completa dell’archivio HR.
Soluzione proposta da Simplum
Simplum ha implementato un sistema documentale dedicato alle Risorse Umane, progettato per integrare automaticamente le informazioni provenienti da più fonti aziendali.
La soluzione ha previsto:
- la raccolta automatica dei documenti da gestionale, e-mail, scanner e upload manuale;
- la creazione e alimentazione continua del fascicolo digitale tramite workflow personalizzati;
- la garanzia di conformità normativa e sicurezza dei dati;
- un’interfaccia semplice che consente un accesso rapido e controllato a tutta la documentazione del personale.
Risultati ottenuti
Grazie alla soluzione proposta da Simplum, l’azienda ha reso il processo HR più efficiente, ordinato e sicuro.
I principali risultati raggiunti:
- dematerializzazione completa del fascicolo del dipendente;
- riduzione dei tempi di gestione per l’ufficio HR;
- maggiore controllo e tracciabilità in caso di audit o verifiche;
- accesso rapido e sicuro a tutta la documentazione, da un unico punto centralizzato.
La digitalizzazione dell’archivio HR ha migliorato la produttività e semplificato la gestione del personale, ponendo le basi per un modello di lavoro più moderno e sostenibile.
