Settore: Produzione
Ambito: Logistica
La gestione dei DDT e dei documenti esteri richiedeva un notevole impegno da parte del personale interno, sia per l’archiviazione fisica sia per il recupero delle copie firmate dai clienti, soprattutto in ambito UE.
Il processo prevedeva ancora molti passaggi manuali — scambio di mail, telefonate e solleciti — che rallentavano le operazioni e occupavano risorse preziose.
A questo si aggiungeva l’ingente volume di carta, con conseguenti problemi di spazio e di reperibilità dei documenti in tempi rapidi.
- Applicazione di una firma digitale sui documenti in uscita
- Automatizzare l’intero processo dei documenti firmati con un workflow specifico
- Dematerializzare i DDDT e documenti esteri mettendoli automaticamente in conservazione sostitutiva.
- Avere uno strumento di ricerca smart ed immediato.
Soluzione proposta da Simplum
Simplum ha realizzato un progetto di digitalizzazione del ciclo documentale in grado di rispondere in modo puntuale alle esigenze del cliente.
L’intervento ha previsto:
- l’introduzione della firma digitale automatica sui documenti di trasporto e sui documenti esteri;
- la creazione di un workflow di controllo, che segnala in automatico i documenti privi di firma cliente e ne gestisce l’invio dei solleciti;
- la dematerializzazione e archiviazione elettronica di migliaia di documenti ogni anno;
- la disponibilità di una piattaforma condivisa, che consente a tutti gli utenti autorizzati di effettuare ricerche immediate e accedere ai documenti in qualsiasi momento.
Risultati ottenuti
Con la soluzione proposta da Simplum, l’azienda ha reso il processo di gestione documentale più veloce, sicuro e sostenibile.
I principali benefici riscontrati:
- notevole riduzione dei tempi di gestione dei DDT e dei documenti firmati;
- abbattimento dei costi legati alla stampa e all’archiviazione fisica;
- maggiore tracciabilità e controllo sui flussi di documenti;
- possibilità di ricerca immediata delle informazioni, anche da remoto.
La digitalizzazione dei documenti ha migliorato la produttività del personale e reso più efficiente l’intero processo logistico-amministrativo, confermando la validità dell’approccio adottato.
