Settore: Produzione 

Aree applicative: Logistica, Amministrazione e Finbanza

L’azienda opera nel settore della produzione di pannelli termoisolanti, con una quota rilevante della produzione destinata all’esportazione nei Paesi CEE.
La gestione dei documenti di produzione e spedizione – come DDT, fatture e CMR – risultava complessa e richiedeva un intenso lavoro manuale per la raccolta delle firme e i controlli legati al regime di non imponibilità IVA previsto dall’art. 41 del DL 331/93.
Le attività di verifica e archiviazione coinvolgevano sia l’area logistica sia gli uffici amministrativi e finanziari, generando carichi operativi elevati e rischi di ritardo nella gestione documentale.

Il processo tradizionale presentava diversi punti di inefficienza:

  • elevato numero di DDT e fatture da gestire ogni mese;
  • necessità di raccogliere la firma sui documenti CMR da parte dei clienti esteri per confermare la consegna;
  • processi manuali lenti e costosi, con rischio di errori e difficoltà nel rispetto delle tempistiche fiscali;
  • mancanza di un sistema automatizzato per monitorare i documenti non ancora firmati e per sollecitare i destinatari.

Queste criticità comportavano un impegno costante del personale interno e tempi di gestione non sempre compatibili con le esigenze di produzione ed export.

L’azienda aveva come obiettivo la completa digitalizzazione del processo documentale legato a produzione e spedizione, con l’intento di ridurre costi, tempi e rischi operativi.
In particolare, il progetto mirava a:

  • digitalizzare il processo di emissione e gestione dei documenti;
  • ridurre la stampa di DDT e fatture, ottimizzando i costi di produzione e archiviazione;
  • dematerializzare i documenti tramite conservazione sostitutiva a norma;
  • automatizzare la verifica dei CMR non firmati, con workflow dedicati al reinvio ai clienti esteri e report settimanali per il personale interno.

Soluzione proposta da Simplum

Simplum ha implementato una piattaforma di gestione digitale dei documenti di trasporto, integrata con gli strumenti già in uso dall’azienda.
Le principali attività realizzate:

  • digitalizzazione dei DDT e dei CMR tramite software dedicato;
  • utilizzo di tavolette Wacom per la raccolta immediata delle firme digitali al momento dell’emissione dei documenti;
  • conservazione sostitutiva di tutti i documenti di trasporto per garantirne la validità legale e la reperibilità nel tempo;
  • automazione del controllo dei documenti non firmati, con tracciamento continuo e workflow di notifica e sollecito verso clienti e personale interno.

Risultati ottenuti

La soluzione proposta da Simplum ha reso il processo documentale più rapido, sicuro e tracciabile, migliorando in modo significativo la gestione della logistica e della fatturazione export.
I principali risultati raggiunti:

  • riduzione dei tempi e dei costi di gestione e archiviazione;
  • eliminazione della stampa cartacea per gran parte dei documenti di trasporto;
  • maggiore controllo e tracciabilità dei documenti firmati e non firmati;
  • automatizzazione dei controlli periodici, con workflow che garantiscono precisione e tempestività.

L’azienda ha così raggiunto una gestione documentale completamente digitale e conforme alla normativa, migliorando efficienza e continuità operativa nei processi di spedizione internazionale.