In contesti produttivi distribuiti, la gestione documentale può diventare rapidamente un’attività complessa: volumi elevati, più sedi operative e processi non uniformi rendono difficile mantenere controllo ed efficienza.
Quando i flussi restano manuali, il carico amministrativo cresce insieme al rischio di errore.
L’azienda opera con:
- circa 20 siti produttivi distribuiti tra Veneto e Friuli
- oltre 50.000 DDT passivi gestiti ogni anno
La gestione dei documenti avveniva in modo completamente manuale, con flussi distribuiti tra le diverse sedi.
Il modello esistente comportava:
- un elevato impegno del personale amministrativo per il data entry manuale
- errori legati all’inserimento dei dati
- difficoltà nel mantenere un controllo uniforme multi-sito
- scarsa visibilità centralizzata dei flussi documentali
L’obiettivo era:
- ridurre il carico operativo
- migliorare l’affidabilità del dato
- centralizzare la gestione documentale
- creare le basi per ulteriori automazioni amministrative
Soluzione proposta da Simplum
È stato introdotto un processo digitale centralizzato per la gestione dei DDT passivi, integrato con i sistemi aziendali esistenti.
La soluzione ha previsto:
- un unico punto di raccolta documentale per tutte le sedi
- l’estrazione automatica dei dati chiave dai documenti
- un sistema di validazione delle sole eccezioni
- l’integrazione diretta con l’ERP aziendale
Risultati ottenuti
L’introduzione del nuovo processo ha portato a un miglioramento significativo nella gestione operativa:
- riduzione del tempo dedicato al data entry
- maggiore precisione e affidabilità delle informazioni
- controllo centralizzato multi-sito
- standardizzazione dei processi tra le diverse sedi
Evoluzione del processo amministrativo
La gestione dei DDT è passata da attività manuale distribuita
a processo strutturato, centralizzato e scalabile.
Questo ha reso possibile:
- gestire volumi elevati in modo più efficiente
- predisporre i dati per controlli automatici
- creare le basi per l’integrazione con processi di matching tra documenti, ordini e fatture
