Una gestione efficace delle risorse umane richiede processi ordinati e informazioni sempre aggiornate.
Quando le richieste del personale sono distribuite su più canali, diventa difficile mantenere controllo, coerenza e allineamento con i dati di presenza.
L’azienda gestiva le richieste del personale attraverso diversi strumenti:
- messaggi
- comunicazioni informali
In particolare, ferie, permessi e assenze venivano raccolti in modo non strutturato.
Il sistema di rilevazione presenze era attivo, ma mancava un collegamento diretto con:
- le richieste del personale
- il calcolo delle ore lavorate
- la rendicontazione mensile
Il modello esistente comportava:
- difficoltà nel mantenere una visione aggiornata delle richieste
- attività manuali di verifica e controllo a fine mese
- rischio di disallineamento tra richieste e presenze
- processi poco efficienti nella preparazione dei dati per le buste paga
L’obiettivo era:
- strutturare la gestione delle richieste HR
- semplificare l’interazione per il personale
- integrare i dati con il sistema di presenze
- rendere più lineare la rendicontazione mensile
Soluzione proposta da Simplum
È stata introdotta una piattaforma digitale per la gestione centralizzata delle richieste del personale.
La soluzione ha previsto:
- gestione strutturata di ferie, permessi e malattie
- accesso tramite piattaforma semplice, utilizzabile anche da smartphone
- integrazione diretta con il sistema di rilevazione presenze
- allineamento automatico dei dati per la gestione mensile delle ore
Risultati ottenuti
L’introduzione del sistema ha migliorato in modo significativo l’operatività quotidiana:
- riduzione delle attività manuali di controllo
- maggiore coerenza tra richieste e presenze
- semplificazione del lavoro per ufficio HR e amministrazione
- disponibilità di dati già pronti per la gestione delle buste paga
Evoluzione del processo HR
La gestione delle richieste è passata da attività distribuita e informale
a processo strutturato, integrato e coerente.
Questo ha reso possibile:
- avere una visione chiara e aggiornata delle assenze
- ridurre verifiche e correzioni a fine mese
- migliorare l’efficienza nella gestione di persone e dati
