Meno carta. Più controllo su DDT, fatture e CMR.
Un processo digitale che accompagna i documenti dalla loro emissione alla firma, fino alla conservazione e al controllo delle spedizioni internazionali.
Quando la carta rallenta anche produzione ed export.
La raccolta delle firme, la verifica dei CMR e l’archiviazione coinvolgevano logistica e area amministrativa, con attività ripetitive e poco visibili nel loro stato di avanzamento.
Molti documenti da gestire
DDT e fatture richiedevano operazioni manuali continue per stampa, firma, controllo e archiviazione.
CMR da recuperare dai clienti esteri
La conferma della consegna dipendeva dal rientro dei documenti firmati, indispensabili per le verifiche fiscali legate alle operazioni intracomunitarie.
Controlli lenti e frammentati
Mancava una regia automatica capace di distinguere ciò che era completo da ciò che richiedeva un sollecito o un intervento interno.
Tempi non sempre compatibili con l’operatività
Il carico amministrativo aumentava il rischio di ritardi, errori e mancato rispetto delle scadenze documentali.
Digitalizzare non significa solo scansionare. Significa governare il processo.
L’azienda cercava una soluzione capace di ridurre la carta, ma soprattutto di rendere ogni passaggio controllabile e verificabile.
Limitare la produzione cartacea di DDT e fatture e semplificare le attività di archiviazione.
Acquisire la sottoscrizione dei documenti al momento della loro emissione tramite tavolette grafiche.
Dematerializzare i documenti di trasporto garantendone validità legale e reperibilità nel tempo.
Individuare i CMR non firmati, avviare solleciti e produrre report periodici per il personale interno.
Un corridoio digitale dalla creazione del documento alla sua chiusura.
Emissione
DDT, fatture e CMR vengono generati e acquisiti nel sistema documentale.
Firma digitale
Le tavolette Wacom raccolgono la firma direttamente nel momento operativo.
Archiviazione
Ogni documento viene classificato e reso ricercabile nel fascicolo digitale corretto.
Controllo CMR
Il sistema verifica quali documenti risultano ancora privi della firma di consegna.
Solleciti e report
Workflow e riepiloghi settimanali guidano clienti esteri e personale interno verso la chiusura.
Le persone non inseguono più ogni documento. Gestiscono solo ciò che richiede attenzione.
Il sistema mantiene il controllo continuo sullo stato dei documenti e attiva automaticamente le azioni necessarie quando una firma manca o una pratica non è completa.
Lo stesso processo, ma con una regia completamente diversa.
Documenti e controlli dipendenti dalle attività manuali
- Stampa e movimentazione di grandi quantità di carta.
- Firme e rientri documentali da verificare uno per uno.
- Solleciti affidati alla memoria e all’iniziativa del personale.
- Tempi lunghi per ricerca, controllo e archiviazione.
Un flusso digitale che monitora ogni stato
- Firma acquisita direttamente nel processo di emissione.
- Documenti classificati e reperibili in modo immediato.
- CMR mancanti rilevati automaticamente dal sistema.
- Workflow, notifiche e report mantengono il processo sotto controllo.
Più velocità, meno carta e una documentazione sempre verificabile.
Tempi e costi ridotti
Meno attività manuali nella gestione, ricerca e archiviazione dei documenti.
Meno stampe
Gran parte dei documenti di trasporto non richiede più una copia cartacea.
Maggiore tracciabilità
Ogni documento ha uno stato visibile e una storia consultabile dagli uffici autorizzati.
Controlli automatici
Le verifiche periodiche diventano workflow strutturati, precisi e tempestivi.
Quanta carta potrebbe scomparire dai tuoi flussi di produzione e spedizione?
Partiamo dai documenti che oggi richiedono più verifiche, firme e solleciti e costruiamo un processo digitale integrato con gli strumenti già presenti in azienda.