Gestione digitale delle non conformità
Dalla segnalazione dispersa a un processo qualità condiviso.
Un unico flusso digitale per raccogliere i difetti, coordinare reparti e fornitori, tracciare le azioni correttive e seguire ogni reclamo fino alla gestione del reso.
Il contesto aziendale
Quattro punti di ingresso, ma nessuna regia unica.
Le segnalazioni di difetto arrivavano da funzioni e mercati diversi. Il controllo qualità era attivo, ma il processo rimaneva distribuito tra canali, persone e passaggi difficili da ricostruire.
Venditori
Le anomalie rilevate sul mercato dovevano essere trasferite al reparto qualità senza perdere informazioni o contesto.
Servizio clienti
I reclami richiedevano un passaggio ordinato verso qualità, logistica e altre funzioni coinvolte.
Rivenditori
La segnalazione doveva essere seguita fino alle decisioni operative e all’eventuale gestione del reso.
Sedi estere
Il processo doveva poter essere esteso anche fuori dalla sede principale, mantenendo regole e visibilità comuni.
Gli obiettivi del progetto
Trasformare la qualità in un processo visibile e governabile.
Centralizzare le segnalazioni
Raccogliere ogni non conformità in un unico punto, indipendentemente dal canale o dalla funzione di origine.
Coordinare i reparti
Creare un ambiente condiviso tra vendite, servizio clienti, qualità e funzioni operative.
Coinvolgere i fornitori
Gestire il loro intervento in modo strutturato, direttamente all’interno del flusso.
Tracciare decisioni e resi
Conservare la storia completa delle azioni, delle responsabilità e degli esiti.
Estendere il modello
Applicare lo stesso processo anche alle sedi estere, senza creare procedure parallele.
Aumentare il controllo
Rendere più semplice conoscere stato, priorità, responsabilità e prossima attività.
La soluzione proposta da Simplum
Un flusso unico, dalla prima anomalia alla chiusura verificata.
Il sistema digitale centralizza apertura, analisi e gestione delle non conformità, collegando le persone coinvolte e rendendo disponibile la storia completa del caso.
Apertura
La segnalazione viene registrata con le informazioni necessarie e resa subito disponibile nel sistema.
Analisi
Il reparto qualità valuta il difetto e coinvolge le funzioni necessarie alla gestione.
Collaborazione
Venditori, customer service e qualità lavorano sullo stesso ambiente condiviso.
Fornitore e reso
Il portale fornitori e il flusso reclami permettono di seguire ticket, risposte e restituzioni.
Chiusura
Azioni, decisioni ed esito restano tracciati e consultabili per controlli successivi.
Collaborazione interna ed esterna
Il fornitore entra nel processo, senza perdere il controllo interno.
Il portale dedicato consente di gestire direttamente i ticket con i fornitori, mentre l’azienda mantiene una visione completa dello stato della non conformità e delle attività collegate.
Ticket gestiti in modo strutturato
Le richieste al fornitore diventano parte del processo e non rimangono scambi separati.
Reclamo seguito fino al reso
Ogni passaggio del reclamo del rivenditore può essere ricostruito e verificato.
Processo esteso alle sedi estere
Le stesse regole operative vengono applicate anche oltre la sede principale.
L’evoluzione del processo qualità
Da attività distribuite a un sistema centralizzato e condiviso.
Informazioni distribuite e passaggi difficili da ricostruire.
- Segnalazioni provenienti da canali e interlocutori diversi
- Coinvolgimento dei fornitori non inserito in un flusso unico
- Azioni correttive e resi complessi da seguire nel tempo
- Visibilità parziale sullo stato complessivo delle problematiche
Un processo qualità ordinato, tracciato e accessibile.
- Segnalazioni centralizzate in un unico ambiente
- Collaborazione coordinata tra reparti e fornitori
- Tracciamento completo di attività, decisioni e resi
- Visione condivisa estesa anche alle sedi estere
I risultati ottenuti
Più controllo sulla qualità, meno passaggi manuali e frammentati.
La nuova gestione ha reso più semplice intervenire sulle problematiche, coordinare le persone coinvolte e mantenere una visione completa lungo tutto il processo.
Meno passaggi manuali
Le informazioni seguono un percorso definito, riducendo trasferimenti e ricostruzioni successive.
Maggiore controllo sui difetti
Stato e storia delle problematiche diventano più facili da consultare e governare.
Gestione più efficace
Qualità, reclami e fornitori vengono coordinati all’interno dello stesso modello operativo.
Tracciabilità completa
Ogni azione e decisione rimane collegata al caso e disponibile lungo tutto il processo.
Qualità più strutturata
Ogni non conformità può diventare un’informazione utile per migliorare il processo.
Centralizzare segnalazioni, responsabilità e azioni correttive aiuta l’azienda a intervenire prima, collaborare meglio e mantenere un controllo reale sulla qualità.