Dalla partenza alla conservazione: ogni documento segue un flusso digitale controllato.
Firma digitale automatica, verifica delle copie firmate dal cliente, solleciti e archiviazione elettronica trasformano la gestione dei DDT e dei documenti esteri.
Il documento accompagna la spedizione, ma la sua storia rimane digitale: emissione, firma, verifica, recupero e archiviazione sono collegati.
Troppe energie spese per inseguire documenti che avrebbero dovuto viaggiare da soli.
La gestione dei DDT e dei documenti esteri richiedeva archiviazione fisica, recupero delle copie firmate e continui contatti con clienti e referenti, soprattutto per le spedizioni in ambito UE.
Recupero manuale delle copie firmate
E-mail, telefonate e solleciti impegnavano il personale per ricostruire lo stato di ogni documento.
Volumi cartacei difficili da governare
La stampa e l’archiviazione fisica occupavano spazio e rendevano meno immediata la reperibilità.
Poca visibilità sul processo
Capire quali documenti fossero completi e quali ancora privi della firma cliente richiedeva verifiche distribuite.
Cinque passaggi collegati, dal documento in uscita alla conservazione sostitutiva.
Il progetto non digitalizza soltanto il documento: automatizza il suo intero percorso e rende evidente ogni eccezione.
Documento generato
DDT e documenti esteri vengono prodotti all’interno del normale processo logistico.
Firma digitale applicata
La firma viene inserita automaticamente sui documenti destinati all’uscita.
Copia cliente controllata
Il workflow verifica la presenza della firma del destinatario sui documenti rientrati.
Sollecito automatico
Quando la firma manca, il sistema segnala l’anomalia e governa le richieste di recupero.
Archivio e conservazione
I documenti completi vengono archiviati elettronicamente e resi immediatamente ricercabili.
Non basta firmare: bisogna sapere cosa manca.
Il workflow distingue i documenti completi dalle pratiche ancora aperte, aiutando il personale a concentrarsi soltanto sulle eccezioni reali.
Firma cliente presente
La pratica può avanzare verso l’archiviazione e la conservazione senza ulteriori verifiche manuali.
Firma cliente assente
Il sistema mantiene il documento in evidenza e attiva il flusso di sollecito previsto.
Informazioni per gli utenti autorizzati
Logistica e amministrazione consultano lo stesso documento e il medesimo stato operativo.
Documenti disponibili anche da remoto
Filtri e metadati sostituiscono la ricerca fisica tra raccoglitori, scatole e archivi.
Ogni spedizione lascia una traccia digitale reperibile.
La piattaforma condivisa consente agli utenti autorizzati di accedere ai documenti in qualsiasi momento, senza dipendere dalla presenza fisica di un archivio o dalla conoscenza di una singola persona.
Lo stesso documento, ma un processo completamente diverso.
Gestione frammentata e reattiva
- Firma e controlli distribuiti tra attività manuali.
- Recupero delle copie tramite e-mail, telefonate e solleciti.
- Archiviazione fisica di grandi quantità di carta.
- Tempi lunghi per trovare un documento specifico.
- Visibilità limitata sullo stato delle pratiche.
Flusso digitale, controllato e condiviso
- Firma digitale automatica sui documenti in uscita.
- Workflow che rileva le copie prive di firma cliente.
- Dematerializzazione e conservazione sostitutiva.
- Ricerca immediata tramite piattaforma condivisa.
- Accesso alle informazioni anche da remoto.
Più velocità, più controllo e meno carta.
Il ciclo logistico-amministrativo diventa più sicuro e sostenibile, liberando il personale dalle attività ripetitive di ricerca e recupero.
Quante ore dedicate ancora a firme, copie mancanti e ricerche negli archivi?
Progettiamo flussi digitali che applicano firme, controllano le eccezioni e rendono ogni documento disponibile alle persone autorizzate.
Parliamo del tuo progetto