Caso di successo Simplum
Dalla foto su WhatsApp al dato nel gestionale: il flusso diventa automatico
Un progetto che ha trasformato la raccolta dei documenti degli autisti in un processo digitale, strutturato e integrato, combinando Bot, OCR e Intelligenza Artificiale.
Il contesto operativo
Quando i documenti viaggiano insieme alle persone
Nel settore dei trasporti, consegne, moduli e comunicazioni nascono ogni giorno sul campo. L’azienda gestiva un volume elevato di documenti prodotti dagli autisti: moduli compilati manualmente, documentazione legata alle consegne e informazioni inviate attraverso canali differenti.
Il problema non era solo ricevere i documenti, ma trasformarli rapidamente in dati affidabili e utilizzabili dagli uffici.
La situazione iniziale
Le criticità da risolvere e gli obiettivi del progetto
Il processo manuale richiedeva tempo, coinvolgeva più operatori e rendeva difficile mantenere ordine e continuità tra il lavoro degli autisti e quello amministrativo.
Criticità operative
- Lettura, interpretazione e inserimento manuale dei dati.
- Rallentamenti nei processi amministrativi.
- Rischio di errori e perdita di informazioni.
- Flussi distribuiti tra più operatori e canali.
- Dati non strutturati e difficili da controllare.
Obiettivi del cliente
- Semplificare la raccolta documentale direttamente sul campo.
- Automatizzare l’estrazione delle informazioni.
- Velocizzare l’inserimento dei dati nel gestionale.
- Migliorare tempestività e qualità delle informazioni.
- Creare un processo unico, tracciabile e integrato.
La soluzione Simplum
Un Bot intelligente collega autisti, documenti e sistemi aziendali
L’autista continua a utilizzare uno strumento semplice e familiare. Dietro quel gesto, però, si attiva un flusso automatico che interpreta il documento e rende disponibili le informazioni agli uffici.
Invio del documento
L’autista fotografa il modulo e lo invia tramite WhatsApp o Telegram.
Lettura automatica
OCR e AI riconoscono il documento ed estraggono i dati rilevanti.
Controllo e struttura
Le informazioni vengono organizzate in modo coerente e utilizzabile.
Sincronizzazione
I dati confluiscono direttamente nella piattaforma aziendale.
Semplice per chi lavora sul campo
Nessuna procedura complessa: basta una fotografia inviata attraverso un canale già utilizzato ogni giorno.
Automatico per gli uffici
Il dato non deve più essere ricopiato manualmente: viene estratto, strutturato e trasferito al sistema aziendale.
Adatto a flussi distribuiti
Il supporto multilingua facilita la gestione di operatori e autisti con esigenze diverse.
I risultati
Meno attività ripetitive, più qualità e velocità operativa
L’introduzione del sistema ha migliorato la disponibilità delle informazioni e ridotto il peso delle attività manuali lungo l’intero processo.
Dati in tempo reale
Le informazioni sono disponibili in modo chiaro e completo, senza attendere la gestione manuale dei documenti.
Meno inserimenti manuali
OCR e AI riducono le operazioni ripetitive di lettura, interpretazione e trascrizione.
Flussi più veloci
Gli uffici possono lavorare prima sui dati, accelerando le attività amministrative legate alle consegne.
Maggiore efficienza
Autisti e personale interno operano all’interno di un processo più semplice, ordinato e affidabile.
L’evoluzione del processo
Da un flusso manuale e frammentato a un sistema digitale integrato
Informazioni non strutturate
- Documenti inviati attraverso canali diversi.
- Dati letti e inseriti manualmente.
- Tempi amministrativi più lunghi.
- Maggiore rischio di errori e informazioni mancanti.
Processo digitale e connesso
- Acquisizione semplice tramite messaggistica.
- Estrazione automatica con OCR e AI.
- Sincronizzazione diretta con la piattaforma aziendale.
- Dati più tempestivi, completi e controllabili.
Parliamo del tuo processo
Ricevi ancora documenti da leggere, ricopiare e inserire manualmente?
Possiamo trasformare fotografie, moduli e comunicazioni dal campo in dati strutturati, integrati e pronti per essere utilizzati.