Ferie, permessi e presenze: un unico flusso HR
Da richieste sparse tra e-mail, messaggi e comunicazioni informali a un processo centralizzato, semplice per il personale e allineato con il sistema presenze.
Il nodo operativo
Le informazioni esistevano. Il problema era tenerle insieme.
Il sistema di rilevazione presenze era già attivo, ma non era collegato direttamente alle richieste del personale, al calcolo delle ore e alla rendicontazione mensile.
Richieste distribuite su troppi canali
Ferie, permessi e assenze arrivavano tramite e-mail, messaggi e comunicazioni informali, senza una modalità unica e strutturata.
Una visione difficile da mantenere aggiornata
L’ufficio HR doveva ricostruire continuamente la situazione per sapere quali richieste fossero state presentate e come incidessero sulle presenze.
Verifiche manuali a fine mese
Il controllo delle ore richiedeva confronti e correzioni, con il rischio di disallineamenti tra quanto richiesto e quanto registrato.
Dati poco fluidi verso le buste paga
La preparazione delle informazioni mensili per amministrazione e paghe risultava più lenta e dipendente da attività ripetitive.
Gli obiettivi
Semplificare l’esperienza delle persone senza perdere il controllo dei dati.
Il progetto doveva creare un processo più ordinato dall’inserimento della richiesta fino alla rendicontazione mensile, facendo dialogare in modo coerente persone, presenze e amministrazione.
La soluzione Simplum
Una piattaforma centrale che accompagna la richiesta fino al dato mensile.
È stata introdotta una gestione digitale unica per ferie, permessi e malattie, collegata direttamente al sistema di rilevazione presenze.
Richiesta strutturata
Il personale utilizza una piattaforma semplice per inserire le diverse tipologie di assenza in modo uniforme.
Accesso anche da smartphone
La procedura è facilmente utilizzabile anche in mobilità, senza ricorrere a canali paralleli o messaggi informali.
Integrazione con le presenze
Le richieste vengono collegate ai dati di rilevazione, riducendo la necessità di ricostruire manualmente le informazioni.
Allineamento automatico delle ore
I dati risultano coerenti e pronti per la gestione mensile, semplificando il passaggio verso amministrazione e buste paga.
L’evoluzione del processo HR
Dal recupero delle informazioni a un processo che mantiene i dati coerenti per natura.
Il cambiamento non riguarda solo lo strumento: riguarda il modo in cui richieste, presenze e rendicontazione diventano parti dello stesso percorso.
Gestione distribuita e informale
- Richieste raccolte tramite canali diversi
- Visione complessiva difficile da aggiornare
- Confronti manuali tra richieste e presenze
- Correzioni concentrate a fine mese
- Preparazione meno efficiente dei dati per le paghe
Processo strutturato e integrato
- Un punto unico per ferie, permessi e malattie
- Situazione delle assenze chiara e aggiornata
- Coerenza tra richieste e rilevazione presenze
- Meno verifiche e correzioni mensili
- Dati già pronti per amministrazione e buste paga
I risultati
Più ordine nel quotidiano, più continuità nella gestione mensile.
La piattaforma ha reso il processo più semplice sia per chi presenta le richieste sia per chi deve verificarle, allinearle e trasformarle in dati amministrativi utilizzabili.
Meno attività manuali
Le verifiche ripetitive vengono ridotte perché le informazioni seguono un processo definito e collegato.
Richieste e presenze coerenti
Il collegamento diretto riduce il rischio di disallineamenti tra quanto comunicato e quanto registrato.
Lavoro HR più semplice
Ufficio personale e amministrazione operano su dati più ordinati, accessibili e aggiornati.
Dati pronti per le paghe
La rendicontazione mensile diventa più lineare grazie a informazioni già allineate per il calcolo delle ore.
Le richieste HR passano ancora da e-mail, chat e fogli separati?
Possiamo trasformarle in un processo digitale unico, collegato alle presenze e più semplice da gestire per persone, HR e amministrazione.